おはようございます！
社労士オフィスろーどの大竹です。
早速ですが、皆様はご自身やチームの「タスク」をどのように管理し、実行しているでしょうか？
社労士オフィスろーどでは、次週取り組むべきタスクを効率良く正確に実行するための「ミーティング」を定期的に行っております。
今月号は、社労士オフィスろーどが実践している
「次週タスクミーティング」をご紹介させていただきます！
次週タスクミーティング
今月号のタイトルの通り、「生産性・正確性の向上」を主な目的として、
週に一度、30分～1時間を目安に実施しています。
- 社員全員でタスクを共有する
- タスクへの意思や実行方法の疎通を図り、期限内に効率良く正確に実行するための計画を立て、実行へと移す。
- 実行により発生した問題・課題の改善方法や、繰り返し取り組むタスクへの最良な方法等を日々共有・検討する。
私達は個人やチームが成長し、生産性・正確性を向上させるためには以上の３点が重要であると考えており、「次週タスクミーティング」はこれらを行う重要な場となっております。
ミーティングは以下の順番で進行します。
①【各自のスケジュールの共有】
タスクをスケジューリングする前にまず、社員全員の次週スケジュールを共有します。
この確認は、計画が理想だけの“非現実的”なものにならないために大切であると感じています。
出張や会議、振替休日等の各自の予定を全員が把握した後、
労務サポートチームが行うべきタスクに費やすことができる時間・タイミング・人数などを明確にしていきます。
②【次週取り組むタスクの共有】
現在（今週）取り組んでいるタスクの進捗を確認しながら、リーダーを中心に次週のタスクを明確にしていきます。
③【タスクの実施計画】
②でタスクを明確にした後、タスクの実施計画を立てます。
各企業様から頂いている給与計算業務や各種手続き業務などに迅速かつ確実に取り組めよう、
- 「いつ」 （着手日・チェック日・申請日などの決定）
- 「どこで」 （申請やお渡しはどこで行うものなのか など）
- 「誰が」 （担当者の決定）
- 「何を」 （業務内容の決定）
- 「どんな目的で」 （目的の整理・理解）
- 「どのように」 （どのような方法で実行するかを決定）
これらのことを意識し、計画を立てていきます。
④【業務についての意見交換など】
タスクを設定し、実行するだけにならないよう、
業務上の疑問に関する質問や改善点の意見交換などもここで行います。
ミーティングで検討し決定したものを、以下の表にまとめます。
「週間タスク表」を社長に提出し、計画の確認やタスクの追加等のフィードバックをいただき、
完成した週間タスク表を、週が始まる日の朝にホワイトボードに貼り、１週間をスタートさせます。
しかし、「生産性・正確性の向上」を実現するためには、私達のミーティングはまだまだ未熟であると、事務所日記を作成しながら痛感しました。
特に、タスクを効率的に行うために必要な③【タスクの実施計画】の５W１Hを意識しきれず曖昧にしてしまうことや、
④【業務についての意見交換】時において、ミーティングが長時間に及ぶ可能性を考慮し、意見を言わずに終わってしまうことがあります。
お客様はもちろんのこと、チームと私自身のためにも、より意義のあるミーティングにする必要があると感じました。
これからも社労士オフィスろーどの現場の様子について、定期的に紹介してまいります。
今後ともよろしくお願いいたします！
