効果的な会議を行うために意識していること

最近、気づきを頂く機会があり、自分がひと月にどれだけの時間を会議に使っているかを確認してみたところ、ほぼ毎日会議に出席していることを認識しました。自分が所属する組織の会議はもちろん、顧問先企業の会議や研修等にも多く参加させて頂いています。そして、およそ半分程度の会議は、自らが主催者となり企画や進行を担っています。この機会に、「効果的な会議を行うために意識していること」をまとめてみました。順番にご説明をさせて頂きます。

会議の目的を明確にすること

私は会議主催者には会議の目的を明確にする義務があると思います。少し厳しい言い方かもしれませんが、会議の目的が曖昧で整理がついていない状態ならば、会議の開催は見送るべきだと考えます。
なぜなら、会議にはそれだけ多くの資源（労力、時間、お金等）が使われています。その資源に見合うかどうかの議論は別として、最低でも多くの人の資源を使わせて頂くだけの理由（目的）を明らかにし、参加者に事前に伝達しなくてはなりません。まず、そのことを強く意識しています。

目的の種類

会議を企画する際の目的を整理してみたところ、以下の３つに分けられました。

①決定するための会議
議題に対して協議をし、意思決定することを目的とする。

②共有を図るための会議
会社の方針や重要事項について説明を行い、参加者の認識を合わせることを目的とする。

③アイデアを生みだすための会議（ワークショップ）
あるテーマに対して、個々の創造性を生かしアイデアを出し合うことを目的とする。

なお、「参加者同士の信頼関係強化」という目的も考えましたが、私はあくまでサブの目的ではないかと整理しました。①～③のメインの目的に沿った会議が基盤にあってはじめて、時折開催される交流目的の会が意義あるものになるのだと考えました。

事前の準備段階で意識していること

会議成果の９割は事前準備で決まります。なぜなら、①～③の目的ごとに適った運営方法があり、参加者選定（人選、人数）、会場選定（オフラインorオンライン、会場の雰囲気）、進行者選定（ファシリテーター）、会議の進め方の決定等は、当然ですが事前に考えて準備をしておく必要があります。
そのお膳立ての上で会議があるわけですから、当日の頑張りでカバーできるのはせいぜい１割程度だと考えています。

会議を進行する上で意識していること

会議ごとに異なるかと思いますが、共通して意識していることを挙げてみました。

■会議のキーパーソンを把握すること
皆様もご経験があろうかと思いますが、会議では時として「何を言うか」より「誰が言うか」の方が重要になります。従って、会議のキーパーソンを把握し、その方に事前に内容を理解して頂き、他の参加者からの建設的な意見等を全てインプットした上で、発言してもらえるように配慮をしています。
具体的には、資料を事前配付する際に個別説明を行ったり、会議で発言をする順番を工夫する等をしています。

■率直な発言ができる空気をつくること
会議の一つの大きなメリットは、自分では気がつけない視点から意見をもらうことができることだと思います。それにも関わらず、参加者が遠慮して率直に意見を述べないのでは意味がありません。従って、参加者ができる限り忖度せずに、考えた通り・感じた通りに発言できるような場づくりを意識しています。
具体的には、会議の冒頭でその旨を参加者に伝えたり、意見はあるが遠慮していそうな方に声をかけてみる等をしています。

■会議時間をコントロールすること
冒頭でもお話をしましたが会議には多くの資源が使われています。会議主催者はこの意識を持ち、時間管理は厳密に行うことが重要だと思います。経験上、限られた時間内で集中して議論した方が会議の質は高まります。私はまだまだ未熟で上手くコントールできないのですが、会議には長すぎず、短すぎない、ベストな所要時間があるように思います。固定観念に捉われず、目的や内容に合わせて会議時間を柔軟にデザインすることを意識しています。

僭越ながら、「効果的な会議を行うために意識していること」をご紹介させて頂きました。
少しでも誰かのお役に立てれば幸いです。